Gia hạn chữ ký số xong nhưng chưa cập nhật với hải quan là nguyên nhân quen thuộc của lỗi A0036 khi gửi tờ khai. Bài này đưa ra thứ tự cập nhật chữ ký số hải quan ở từng hệ thống, việc phải làm trước khi chứng thư cũ hết hạn và cách xử lý khi đổi Token hay chuyển nhà cung cấp.
Ngay khi nhận chứng thư mới: đăng ký chứng thư mới trên trang Đăng ký chữ ký số của customs.gov.vn; cập nhật chữ ký số cho tài khoản quản trị và từng User ID VNACCS (từ 25/9/2026 trên Hệ thống đăng ký và quản lý người sử dụng: xóa chữ ký số cũ, tích hợp chữ ký số mới, ký số gửi phê duyệt); chọn lại chứng thư trong phần mềm khai báo; cập nhật Cổng thanh toán 24/7 nếu có ủy quyền trích nợ. Hãy làm trước khi chứng thư cũ hết hạn.
Vì sao phải cập nhật sau gia hạn
Khoản 3 Điều 5 Thông tư 38/2015/TT-BTC yêu cầu người khai hải quan đăng ký sửa đổi, bổ sung thông tin chữ ký số khi thông tin đã đăng ký thay đổi, khi gia hạn chứng thư số, thay đổi cặp khóa hoặc tạm dừng chứng thư số. Gia hạn là cấp một chứng thư mới, nên số serial và thời hạn đổi; hệ thống hải quan vẫn giữ thông tin chứng thư cũ cho đến khi bạn cập nhật.
- Ký tờ khai bằng chứng thư chưa gắn với User ID thường bị trả lỗi A0036 “Thông tin chữ ký số không đúng”; xem lỗi A0036 VNACCS.
- Cục Hải quan cho biết tài khoản quản trị hệ thống VNACCS hết hiệu lực khi chữ ký số đăng ký cho tài khoản quản trị hết hiệu lực; khi đó phải gửi hồ sơ đề nghị reset.
- Hướng dẫn chính thức ghi bản khai sửa đổi chỉ có hiệu lực một ngày sau khi được chấp nhận, còn hệ thống mới cần cơ quan hải quan phê duyệt; cập nhật sát ngày có lô hàng rất dễ lỡ thông quan.
Phần này tóm tắt quy định để bạn tham khảo; với trường hợp riêng, hãy đối chiếu văn bản gốc hoặc hỏi cơ quan hải quan nơi làm thủ tục.
Thứ tự cập nhật ở từng hệ thống
| Bước | Nơi cập nhật | Việc cần làm | Cách kiểm tra |
|---|---|---|---|
| 1 | USB Token | Xác nhận chứng thư mới đã vào Token, đúng mã số thuế, hạn mới | Xem serial, hạn dùng theo bài xem thông tin chứng thư số |
| 2 | Trang Đăng ký chữ ký số trên customs.gov.vn | Đăng ký chứng thư mới như lần đầu; nút Sửa yêu cầu xóa chữ ký số cũ và đăng ký như mới | Tra cứu lại sau 5 phút, chứng thư mới có trong bảng đã đăng ký |
| 3 | Tài khoản quản trị VNACCS | Hệ thống mới: CW_NKHQ_QLTKQT, Sửa thông tin, xóa chữ ký số cũ, Tích hợp CKS mới, Gửi cập nhật và ký số | Nhận thông báo gửi yêu cầu cập nhật thành công, theo dõi trạng thái phê duyệt |
| 4 | User ID của từng người khai | Quản trị sửa tài khoản người khai, xóa chữ ký số cũ, tích hợp chữ ký số mới, ký số gửi phê duyệt; hệ thống cũ dùng OE2102, đọc lại chữ ký số, gửi Sửa sau phê duyệt | Bản ghi được phê duyệt; hệ thống cũ báo Hải quan chấp nhận |
| 5 | Phần mềm khai báo | Chọn lại chứng thư mới, bỏ lựa chọn chứng thư cũ nếu phần mềm có ghi nhớ | Gửi thử một nghiệp vụ không gấp |
| 6 | Cổng thanh toán 24/7 | Cập nhật chữ ký số của người phê duyệt ủy quyền trích nợ, chờ ngân hàng xác nhận | Ký giấy nộp tiền không còn báo chữ ký số không khớp |
Hồ sơ dịch vụ công trực tuyến trên pus.customs.gov.vn ký bằng chứng thư đã đăng ký ở bước 2. Cách làm từng bước có trong bài đăng ký chữ ký số hải quan, đăng ký tài khoản VNACCS và nộp thuế hải quan điện tử 24/7.
Tài khoản quản trị: làm trước khi hết hạn
Tài khoản quản trị là chìa khóa để sửa mọi thông tin khác, nên hãy cập nhật chữ ký số cho tài khoản này khi chứng thư cũ còn hiệu lực. Nếu chứng thư quản trị đã mất hoặc hết hạn, thông báo ngày 06/5/2026 của Cục Hải quan yêu cầu reset thông tin chữ ký số cũ trước khi đăng ký lại, bằng hồ sơ điện tử:
Chuẩn bị hồ sơ
Công văn đề nghị cấp lại mật khẩu hoặc cập nhật lại thông tin chữ ký số (ghi mã số thuế, địa chỉ, số điện thoại, có chữ ký và dấu), Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, Giấy chứng nhận đăng ký thuế nếu giấy kia không có mã số thuế, giấy tờ tùy thân của người đại diện theo pháp luật khớp với giấy chứng nhận.
Ký số file PDF
Scan toàn bộ thành một file PDF, ký bằng chữ ký số còn hiệu lực của doanh nghiệp, có thể là chứng thư vừa gia hạn. Cách ký có trong bài ký số file PDF bằng USB Token Viettel-CA.
Tự kiểm tra rồi gửi
Kiểm tra file tại neac.gov.vn, mục Kiểm tra văn bản ký số, chọn Tệp tải lên, bấm Kiểm tra văn bản; sau đó gửi tới [email protected]. Kết quả phản hồi qua email trong 03 ngày làm việc kể từ khi hồ sơ đầy đủ, hợp lệ.
Đổi Token, đổi nhà cung cấp, đổi người đại diện
Chứng thư trên Token mới có cặp khóa mới, làm đủ các bước như sau gia hạn. Thủ tục cấp lại Token xem cấp lại USB Token do hỏng hoặc thất lạc.
Đăng ký chứng thư Viettel-CA như lần đầu và gắn cho tài khoản quản trị, User ID. Xem chuyển nhà cung cấp sang Viettel-CA.
Hệ thống mới xác thực số định danh người đại diện với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, nên cập nhật thông tin này khi rà soát tài khoản. Chứng thư theo người đại diện mới xem đổi người đại diện chữ ký số.
Chứng thư bị tạm dừng cũng là trường hợp phải đăng ký sửa đổi theo Điều 5. Mọi thao tác thu hồi, tạm dừng chứng thư hay khởi tạo lại Token phải làm qua nhà cung cấp dịch vụ, không dùng công cụ không rõ nguồn gốc.
Kiểm tra sau khi cập nhật
- Trang Đăng ký chữ ký số hiển thị serial mới với thời hạn đăng ký đúng.
- Trên hệ thống đăng ký và quản lý người sử dụng, bản ghi đã qua trạng thái chờ phê duyệt; bị từ chối thì đọc lý do trong email thông báo.
- Phần mềm khai báo ký bằng chứng thư mới; gửi thử một nghiệp vụ không gấp trước khi khai lô hàng thật.
- Nếu danh sách chọn chứng thư hiện cả chứng thư cũ, chọn chứng thư có ngày hết hạn mới; không tự xóa chứng thư trong Token.
- Lưu ảnh màn hình từng bước để gửi bộ phận hỗ trợ khi cần; không gửi PIN hay mật khẩu.
Còn lỗi thì tra bảng mã lỗi hải quan điện tử VNACCS hoặc xem hướng dẫn toàn tập hải quan điện tử.
Câu hỏi thường gặp
Gia hạn nhưng vẫn dùng USB Token cũ có phải cập nhật với hải quan không?
Có. Gia hạn là cấp chứng thư mới với serial và thời hạn mới; Điều 5 Thông tư 38/2015/TT-BTC coi gia hạn chứng thư số là trường hợp phải đăng ký sửa đổi, bổ sung thông tin chữ ký số.
Cập nhật xong bao lâu thì khai được tờ khai?
Hướng dẫn trên Cổng thông tin điện tử Hải quan ghi bản khai sửa đổi có hiệu lực một ngày sau khi được chấp nhận; trên hệ thống mới, yêu cầu cập nhật phải được phê duyệt. Vì vậy nên cập nhật ngay khi nhận chứng thư mới.
Chứng thư của tài khoản quản trị đã hết hạn thì làm gì?
Gửi hồ sơ điện tử đề nghị reset thông tin chữ ký số cũ: công văn, giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, giấy tờ người đại diện, scan thành một file PDF ký số, gửi [email protected]. Cục Hải quan phản hồi qua email trong 03 ngày làm việc.
Có bắt buộc hủy chứng thư cũ trên trang Đăng ký chữ ký số không?
Bạn chỉ cần đăng ký chứng thư mới như lần đầu. Dòng chứng thư cũ có thể bấm Hủy khi chắc không còn dùng; muốn sửa một dòng đã đăng ký thì hệ thống yêu cầu xóa và đăng ký lại.
Cổng thanh toán 24/7 có cần cập nhật sau gia hạn không?
Có, nếu doanh nghiệp dùng ủy quyền trích nợ. Cổng kiểm tra chữ ký số đã đăng ký và được ngân hàng chấp nhận; ký bằng chứng thư khác sẽ báo Chữ kí số không khớp hoặc chưa được ngân hàng chấp nhận.
Sắp đến hạn gia hạn chữ ký số?
Gia hạn sớm để có thời gian cập nhật với hải quan trước khi chứng thư cũ hết hạn. Xem các gói chữ ký số Viettel-CA hoặc gọi đội hỗ trợ; không gửi mã PIN, mật khẩu hay OTP cho bất kỳ ai.
Nguồn đối chiếu: Hướng dẫn cấp lại mật khẩu, đăng ký lại chữ ký số tài khoản quản trị VNACCS – Cục Hải quan (06/5/2026); Trả lời về tài khoản quản trị khi chữ ký số cũ hết hạn – Cổng TTĐT Hải quan; Làm sạch dữ liệu trên hệ thống đăng ký và quản lý người sử dụng; Đăng ký tài khoản VNACCS – Cổng TTĐT Hải quan; Điều 5 Thông tư 38/2015/TT-BTC. Thông tin có thể thay đổi; ưu tiên hướng dẫn hiện hành của cơ quan/nhà cung cấp tại thời điểm thao tác. Cập nhật: 28/09/2026.
