Đã đăng ký chữ ký số và tài khoản VNACCS nhưng tờ khai vẫn không gửi được thường là do cấu hình phần mềm hoặc chọn nhầm chứng thư. Bài này mô tả chung cách ký số tờ khai hải quan điện tử bằng USB Token Viettel-CA, cách đọc thông báo kết quả và các trường hợp như khai qua đại lý, ký file đính kèm.
Phần mềm khai báo cần bốn thông số tài khoản (User ID, mật khẩu, Terminal ID, khóa truy cập) và phải chọn đúng chứng thư đã gắn với User ID đó. Khi gửi, phần mềm ký thông điệp bằng USB Token, bạn nhập PIN trên hộp thoại của Token, rồi nhận phản hồi. Nếu bị từ chối, đọc mã lỗi dạng A0036-0000-0000 cùng dòng Kiểm tra trường dữ liệu và Nguyên nhân để xử lý.
Điều kiện để ký được tờ khai
- Chứng thư còn hạn đã đăng ký trên trang Đăng ký chữ ký số của cơ quan hải quan, theo bài đăng ký chữ ký số hải quan.
- User ID đã được cấp và gắn với đúng chứng thư đó; thông tin đăng ký, sửa đổi có hiệu lực một ngày sau khi được chấp nhận. Xem đăng ký tài khoản VNACCS.
- Phần mềm khai báo là phần mềm đầu cuối do cơ quan hải quan cung cấp hoặc phần mềm đã được Cục Hải quan kiểm tra, xác nhận phù hợp và tương thích với Hệ thống; kết quả được công khai trên Cổng thông tin điện tử của Cục Hải quan.
- Windows nhận USB Token, Token Manager thấy chứng thư; khi ký chỉ cắm Token của người đang khai, nếu phải dùng nhiều Token xem dùng nhiều USB Token trên một máy.
Tổng quan các hệ thống liên quan có trong hướng dẫn toàn tập hải quan điện tử.
Cấu hình tài khoản và chữ ký số
Mỗi phần mềm đặt tên menu khác nhau, nhưng đều cần cùng một bộ thông tin. Làm theo hướng dẫn của nhà cung cấp phần mềm bạn dùng; bảng dưới giúp bạn biết lấy thông tin ở đâu.
| Thông tin trong phần mềm | Lấy ở đâu | Lưu ý |
|---|---|---|
| User ID, mật khẩu | Kết quả đăng ký người sử dụng VNACCS | Mật khẩu mặc định phải đổi; mật khẩu mới dùng được sau một ngày |
| Terminal ID (mã máy trạm) | Tra cứu kết quả đăng ký | Ký tự cuối C dùng cho phần mềm miễn phí của hải quan, K cho phần mềm hãng thứ ba hoặc tự phát triển |
| Terminal Access Key (khóa truy cập) | Đi kèm Terminal ID | Phần mềm đầu cuối của hải quan hỏi thông số này khi cài đặt |
| Chứng thư ký số | Chọn trong danh sách chứng thư trên máy | Phải là chứng thư đã gắn với User ID; sau gia hạn chọn chứng thư có hạn mới |
User ID, mật khẩu, Terminal ID và khóa truy cập là thông tin đăng nhập hệ thống của doanh nghiệp. Không chia sẻ qua nhóm chat, không đọc cho người gọi điện tự xưng là bộ phận hỗ trợ, và đổi mật khẩu khi nhân sự khai báo thay đổi.
Ký, gửi và đọc kết quả
Chọn chứng thư và ký
Khi gửi, phần mềm yêu cầu chọn chứng thư, sau đó hộp thoại của USB Token hỏi PIN. Chỉ nhập PIN trên hộp thoại này, không nhập vào ô lạ hay gửi cho người khác.
Nhận phản hồi
Hệ thống trả kết quả cho từng thông điệp. Thông báo lỗi thường gồm mã lỗi, dòng “Kiểm tra trường dữ liệu” và dòng “Nguyên nhân”.
Đọc mã lỗi
Mã có dạng ba phần như A0036-0000-0000 hay S0061-EPC-0000: phần đầu là mã lỗi, các phần sau chỉ trường dữ liệu và vị trí liên quan; ví dụ EPC ứng với chỉ tiêu Mã người xuất khẩu trong một trả lời của cơ quan hải quan.
Xử lý trước khi gửi lại
Tra mã trong bảng mã lỗi hải quan điện tử VNACCS, sửa đúng nguyên nhân rồi mới gửi lại. Gửi lặp nhiều lần với cùng lỗi không làm lỗi tự hết.
Hai lỗi hay gặp nhất ở bước ký là A0036 thông tin chữ ký số không đúng và A0004 mật khẩu không hợp lệ. Nếu Token báo sai PIN, dừng thử và xem USB Token bị khóa mã PIN.
Khai qua đại lý hoặc ủy thác
Điều 5 Thông tư 38/2015/TT-BTC quy định khi khai qua đại lý làm thủ tục hải quan hoặc ủy thác xuất khẩu, nhập khẩu, đại lý hoặc người nhận ủy thác phải dùng tài khoản đăng nhập và chữ ký số của chính mình. Doanh nghiệp chủ hàng không đưa USB Token của mình cho đại lý.
Tuy vậy, doanh nghiệp chủ hàng vẫn cần có dữ liệu trên hệ thống. Trong một trả lời tháng 11/2025, cơ quan hải quan giải thích lỗi “S0061 - Mã người xuất khẩu chưa được đăng ký vào hệ thống” khi khai qua đại lý là do doanh nghiệp lần đầu làm thủ tục mà chưa đăng ký tài khoản VNACCS. Cách xử lý có trong bài lỗi S0061 chưa đăng ký vào hệ thống. Nội dung trên tóm tắt quy định để tham khảo; với trường hợp cụ thể, hãy đối chiếu văn bản gốc hoặc hỏi cơ quan hải quan.
Ký chứng từ đính kèm, hồ sơ dịch vụ công
- Thông tư 121/2025/TT-BTC quy định nếu Hệ thống chưa có chức năng tiếp nhận các chỉ tiêu thông tin của chứng từ, người khai nộp bản scan có xác nhận bằng chữ ký số các chứng từ thuộc hồ sơ hải quan thông qua hệ thống.
- Trên Hệ thống dịch vụ công trực tuyến (pus.customs.gov.vn), doanh nghiệp phải ký số các file thuộc thành phần hồ sơ trước khi đính kèm; chữ ký số chưa đăng ký với cơ quan hải quan thì phải đăng ký trước.
- Ký file PDF bằng USB Token theo bài ký số file PDF bằng USB Token Viettel-CA; kiểm tra lại chữ ký trước khi nộp.
Khi hệ thống bảo trì hoặc gặp sự cố
Ban Công nghệ thông tin và Thống kê Hải quan đăng lịch bảo trì trên mục Thông báo của customs.gov.vn; ví dụ hệ thống VNACCS/VCIS tạm dừng từ 12 giờ đến 14 giờ Chủ nhật 09/8/2026. Trong thời gian này mọi thông điệp đều không gửi được, đổi máy hay cài lại Token cũng không có tác dụng.
- Xem mục Thông báo trên customs.gov.vn trước khi nghi ngờ Token hay phần mềm.
- Nếu chỉ một máy lỗi, kiểm tra Token theo bài Windows không nhận USB Token.
- Liên hệ tổng đài 1900 9299, nhánh 2, kèm ảnh chụp thông báo lỗi, User ID và thời điểm gửi; không cung cấp mật khẩu hay PIN.
Câu hỏi thường gặp
Phần mềm nào được dùng để khai hải quan điện tử?
Phần mềm đầu cuối do cơ quan hải quan cung cấp miễn phí, hoặc phần mềm khai hải quan đã được Cục Hải quan kiểm tra, xác nhận phù hợp yêu cầu nghiệp vụ và tương thích với Hệ thống; kết quả kiểm tra được công khai trên Cổng thông tin điện tử của Cục Hải quan.
Đã chọn đúng USB Token mà vẫn báo A0036?
Thường do chứng thư trong Token chưa được gắn với User ID đang khai, ví dụ vừa gia hạn mà chưa cập nhật, hoặc User ID thuộc người khác. Kiểm tra chứng thư gắn với User ID trong kết quả đăng ký rồi cập nhật lại.
Khai qua đại lý thì dùng chữ ký số của ai?
Theo Điều 5 Thông tư 38/2015/TT-BTC, đại lý làm thủ tục hải quan hoặc người nhận ủy thác dùng tài khoản đăng nhập và chữ ký số của chính mình.
Nhập sai PIN nhiều lần khi ký thì sao?
USB Token có thể bị khóa PIN. Dừng thử, không dùng công cụ mở khóa không rõ nguồn gốc, và liên hệ nhà cung cấp chữ ký số để được hướng dẫn an toàn.
Có phải ký số bản scan chứng từ không?
Có trong trường hợp Hệ thống chưa tiếp nhận được chỉ tiêu thông tin của chứng từ: Thông tư 121/2025/TT-BTC yêu cầu nộp bản scan có xác nhận bằng chữ ký số. Hồ sơ dịch vụ công trực tuyến cũng phải ký số từng file trước khi đính kèm.
Cần USB Token cho người khai hải quan?
Xem các gói chữ ký số Viettel-CA cho doanh nghiệp xuất nhập khẩu, hoặc gọi đội hỗ trợ để được hướng dẫn cài đặt. Không gửi mã PIN, mật khẩu VNACCS hay khóa truy cập cho bất kỳ ai.
Nguồn đối chiếu: Các bước sử dụng hệ thống VNACCS/VCIS – Cổng TTĐT Hải quan; Đăng ký tài khoản VNACCS; Trả lời vướng mắc lỗi S0061 – Chi cục Hải quan khu vực XVI; Thông tư 121/2025/TT-BTC; Bảo trì hệ thống VNACCS/VCIS – Cổng TTĐT Hải quan. Thông tin có thể thay đổi; ưu tiên hướng dẫn hiện hành của cơ quan/nhà cung cấp tại thời điểm thao tác. Cập nhật: 28/09/2026.
